財務管理是 非牟利組織 (NGO) 運作的重要一環，不少人可能以為機構規模小而不用特別理會，這樣的概念就大錯特錯，今次我們就會跟大家分享如何妥善準備一份 NGO 的財務報表。
準備 NGO 財務報表，由日常理帳開始
要準備一份妥善的財務報表，並不是每年一度的大事，而是應該從日常理帳開始才對。正如上一篇 「淺談 NGO 的 財務報表 及 審計報告」談及，一家機構不論大小都必須備存帳簿及會計記錄，當中最基本的就應該包括1) 現金簿；2) 各類支出的付款憑單；3) 收入摘要及收據存根以及4) 所有轉帳和帳目調整的日記帳。
要做好理帳，平日就要妥善保存好各類單據，不論是收入或是支出都要紀錄得清清楚楚。如果不懂得如何把帳目分類的話，也應先寫下有關項目的日期、用途、金額等等，以便之後整理。不然的話，到了年度審核的時候，要一次過翻查相關的資料就可能會有點混亂，分不清楚相關的帳目了。
開立公司銀行戶口 的重要性
香港現時開立 社團 / 公司的銀行戶口並不容易，但為甚麼要有社團 / 公司專屬的銀行帳戶呢？因為這樣可以避免帳目不清的問題，不會把個人的帳目與公司的帳目混淆。核數師在審查帳目的時候，也往往會翻查 銀行對帳單 (Bank Reconciliation)，以核對有關機構的帳目是否與銀行的紀錄相符。如果沒有機構戶口的話，有關的紀錄就難以查明，並不是一個理想的做法。
開戶難？公司戶口要訣
根據我們過往的經驗，一家新成立的社團 / NGO 要在香港開立公司銀行戶口較一般公司更為困難，除了要遞交標準文件如「公司章程」、「公司註冊證明 / 社團註冊證書」副本以及地址證明之外，也需要解釋其業務特性。因為現時銀行都有嚴格的客戶審查規定，需要在「了解你的客戶」(KYC, Know Your Clients) 的前提下才決定是否建立業務關係，所以一份清楚扼要的機構簡介，是成功開始公司戶口的一大助力。當然，如果你的機構成功申請成為《稅務條例》第88 條獲豁免繳稅的慈善機構，也是一個很大的幫助，根據親身經驗，香港一中型銀行就試過一口拒絕社團的銀行戶口申請，但當該社團成功申請成為慈善機構後，則大約個多月左右的時間就完成了相關的手續，戶口亦正常運作至今。