財務管理是 非牟利組織 (NGO) 運作的重要一環，也是不少新手、小型慈善機構感到煩惱的地方。所謂的財務報表 (Financial Statement)，就是一份真實而中肯地反映公司的財務狀況及財務表現的文件，而審計報告 (Audit Report) 又稱為核數師報告，該需要由外聘核數師審核有關財務資料繼而提交的文件。
財務報表的組成
財務報表是一份重要的會計文件，也是機構運作的憑據之一，坊間又有「財務三表」的歸納，即是1) 利潤表/ 損益表 (Profit and Loss Account)、2) 資產負債表(Balance Sheet) 以及 3) 現金流量表 (Cash Flow Statement)，機構須於指定的時間準備有關文件予核數師審核。有關機構董事若沒有採取一切合理步驟來完成這些規定的話，有機會被罰款甚至檢控。
何謂基本帳簿及會計記錄？
不論機構大小，一間機構都須要備存帳簿及會計記錄，當中包括但不限於 1) 現金簿 (Petty Cash)；2) 收入摘要及收據存根、3) 各類支出的付款憑單、4) 職員的紀錄如支薪表、5) 固定資產登記冊、6) 所有轉帳和帳目調整的日記帳，一般而言所有紀錄的正本都須要保存最少保留七年。如果碰上單據褪色的情況，就建議先妥善準備副本，以便翻查有關紀錄。
審計報告是甚麼？
審計報告的目是是為機構檢視及提供恰當及有效的內部控制，當中包括財政、會計的記錄、財政程序等，以確保財政及會計帳項，均屬妥善，而且符合公認的會計標準。就非牟利組織而言，如果公司採用 擔保有限公司 的方式成立，公司註冊處會要求機構在交付周年申報表時，須一併交付包括核數師報告及董事報告的財務報表的經核證副本；以社團形式註冊的機構則不受此限，但須留意所屬機構的章程有沒有相關的要求及規例。
總括而言，財務管理是非牟利組織的重要課題，相關的報告往往也是法定要求，至於可以如何妥善準備 NGO的財務報表 ，我們會於下篇文章再跟大家分享。