NGOHK-利益申報

【機構管治 錦囊】如何做好 利益申報?

作為 NGO 的管理人,相信大家都聽過「利益申報」這個名詞,但到底甚麼是利益申報,當中又涉及到怎樣的程序呢?

甚麼是「利益」?何時要申報

要解釋甚麼是利益申報,就先要釐清這個概念。利益並不單單指金錢上的回報,而是指任何有價值的事物,例如金錢、饋贈、佣金、貸款、職位、服務、優待,但不包括款待 (即場享用的食物或飲品),詳情可以參考《防止賄賂條例》。

當機構的董事或員工的「個人利益」與其非牟利機構出現矛盾或分歧的時候,就會產生利益衝突,這個時候就應該盡快作出申報。

利益申報有制可循?申報利益時需要提供甚麼資料?

在《公司條例》下,董事須申報有關利害的性質 (Nature)及 範圍 (Extent),簡單而言,申報人應該提供以下的資料:

1) 涉及利益衝突的人士/機構
2) 該涉事人與申報者/機構的關係 (例如親屬、商業伙伴)
3) 涉及的事宜 (例如招標事宜)

舉個例子,如果一家非牟利機構聘用一家公關公司協助其推廣工作,而有關公關公司是有關董事直接持有,就是明顯的利益衝突,需要按機構的程序處理及避免。

機構層面上,應如何處理利益衝突

要妥善處理 利益衝突,作為一個NGO 的管理層,應在成立時 / 盡早建立一套利益申報的機制,並制訂 行為守則 (Code of Conduct) ,同時也要確保其他董事 / 同事清楚明白有關機制的運作,當發生 利益衝突 的時候,就能夠有制可依了。

舉個例說,機構可以訂明當出現利益衝突時的通報機制,編撰特定的表格予相關人士填寫,其最好讓另一位董事作審核者,關鍵是須認清有關利益,權衡其重要性,並予以適當處理。

而作為董事,應該如何申報利益呢?現時香港並沒有特定的範本規定有關的寫法,但應以清晰、達標為原則,有關人士可以 在董事會議上作出 書面通知,並送交其他董事,亦可藉一般通知 (General Notice) 送出,最重要的是能夠以此作為證據,這樣就可以避免不必要的誤會了。