作為 NGO 的管理人，相信大家都聽過「利益申報」這個名詞，但到底甚麼是利益申報，當中又涉及到怎樣的程序呢？
甚麼是「利益」？何時要申報
要解釋甚麼是利益申報，就先要釐清這個概念。利益並不單單指金錢上的回報，而是指任何有價值的事物，例如金錢、饋贈、佣金、貸款、職位、服務、優待，但不包括款待 (即場享用的食物或飲品)，詳情可以參考《防止賄賂條例》。
當機構的董事或員工的「個人利益」與其非牟利機構出現矛盾或分歧的時候，就會產生利益衝突，這個時候就應該盡快作出申報。
利益申報有制可循？申報利益時需要提供甚麼資料？
在《公司條例》下，董事須申報有關利害的性質 (Nature)及 範圍 (Extent)，簡單而言，申報人應該提供以下的資料：
1) 涉及利益衝突的人士／機構
2) 該涉事人與申報者／機構的關係 (例如親屬、商業伙伴)
3) 涉及的事宜 (例如招標事宜)
舉個例子，如果一家非牟利機構聘用一家公關公司協助其推廣工作，而有關公關公司是有關董事直接持有，就是明顯的利益衝突，需要按機構的程序處理及避免。
機構層面上，應如何處理利益衝突
要妥善處理 利益衝突，作為一個NGO 的管理層，應在成立時 / 盡早建立一套利益申報的機制，並制訂 行為守則 (Code of Conduct) ，同時也要確保其他董事 / 同事清楚明白有關機制的運作，當發生 利益衝突 的時候，就能夠有制可依了。
舉個例說，機構可以訂明當出現利益衝突時的通報機制，編撰特定的表格予相關人士填寫，其最好讓另一位董事作審核者，關鍵是須認清有關利益，權衡其重要性，並予以適當處理。
而作為董事，應該如何申報利益呢？現時香港並沒有特定的範本規定有關的寫法，但應以清晰、達標為原則，有關人士可以 在董事會議上作出 書面通知，並送交其他董事，亦可藉一般通知 (General Notice) 送出，最重要的是能夠以此作為證據，這樣就可以避免不必要的誤會了。